Ein Artikel aus der ScieNews 2019/2020 von Regina Hertle.

Vom Akquise-Training bis zur Abschlusstelefonkonferenz 

Hinter den Kulissen unserer Firmenkontaktmesse ScieCon

Kurz nach sechs Uhr morgens und noch im Dunkeln machen wir uns auf. Es geht los zum ScieCon-Messegelände, denn es ist endlich soweit: Der große Tag ist gekommen, auf den wir so lange hingearbeitet und hingefiebert haben. Letzte Vorbereitungen werden getroffen, das Orga-Team noch mal für seine Schichten gebrieft und dann geht es los: Die Besucher strömen aufs Messegelände, zu den Ständen und in die Vortragsräume. Ein voller Erfolg!

 

Hinter der ScieCon steckt mehr als ein Tag zum Netzwerken und die Suche nach dem Traumjob: Die ScieCon ist eines unserer bundesweiten Großprojekte, an dem ein etwa 25-köpfiges Team viele Monate intensiv arbeitet. Die ScieCon ist somit nicht nur eine bereichernde und spannende Erfahrung für die Messebesucher, sondern vor allem auch für das ScieCon-Team selbst.

In den ersten Monaten der Planung drehte sich alles um Firmenakquise, denn: keine Firmenkontaktmesse ohne Firmen. Damit wir dafür bestens vorbereitet waren, bekam das gesamte Team zu Beginn ein Akquise-Training. Spielerisch lernten wir das Feilschen auf einem nachgestellten Flohmarkt und durften abwechselnd in die Rolle der Firmenvertreter und der btSler schlüpfen, die die Unternehmen für die ScieCon gewinnen wollten. Nach dieser interessanten und lehrreichen Erfahrung ließen wir den Tag bei einem Bier oder Cocktail ausklingen. Unsere frisch erworbenen Fähigkeiten konnten wir in den darauffolgenden Wochen bei einigen Akquise-Telefonaten unter Beweis stellen.

Um immer auf dem neuesten Stand zu sein, trafen wir uns erst monatlich, später wöchentlich zur gemeinsamen Telefonkonferenz. Dort tauschten wir uns über unsere Erfolge und Hürden in der Akquise aus und planten die weiteren Schritte.

Neben der Akquise unterteilte sich das ScieCon-Team nämlich in kleinere Arbeitsgruppen. Ein Grafik-Team kümmerte sich um die Erstellung der personalisierten Akquise-Mappen, Konzeption der Flyer und Plakate sowie die Gestaltung des Messekatalogs. Auch das Rahmenprogramm erforderte einiges an Planung, denn es galt zahlreiche Firmenvorträge zu koordinieren und Referenten für ein Live-Bewerbungsgespräch, CV-Checks und die Podiumsdiskussion zu organisieren. Ein weiteres Team kümmerte sich um das Produktsponsoring, damit unsere ScieCon-Besucher viele tolle Goodies in der btS-Tüte wieder mit nach Hause nehmen konnten. Zu guter Letzt gab es natürlich auch ein Marketing-Team, das alle Möglichkeiten ausreizte, um unsere Messe auch an die richtige Zielgruppe zu bringen. Zusammengehalten wurde das ganze Team von den jeweiligen Projektleitern (Ingrid Rivec in München bzw. Ingrun Wehl und Jannes Carow in Berlin). Diese luden auch nach der Messe noch zu einer letzten Telefonkonferenz, die das große Projekt nach dem Messetag abschloss.

In den ersten Monaten der Planung drehte sich alles um Firmenakquise, denn: keine Firmenkontaktmesse ohne Firmen. Damit wir dafür bestens vorbereitet waren, bekam das gesamte Team zu Beginn ein Akquise-Training. Spielerisch lernten wir das Feilschen auf einem nachgestellten Flohmarkt und durften abwechselnd in die Rolle der Firmenvertreter und der btSler schlüpfen, die die Unternehmen für die ScieCon gewinnen wollten. Nach dieser interessanten und lehrreichen Erfahrung ließen wir den Tag bei einem Bier oder Cocktail ausklingen. Unsere frisch erworbenen Fähigkeiten konnten wir in den darauffolgenden Wochen bei einigen Akquise-Telefonaten unter Beweis stellen. Um immer auf dem neuesten Stand zu sein, trafen wir uns erst monatlich, später wöchentlich zur gemeinsamen Telefonkonferenz. Dort tauschten wir uns über unsere Erfolge und Hürden in der Akquise aus und planten die weiteren Schritte.

Neben der Akquise unterteilte sich das ScieCon-Team nämlich in kleinere Arbeitsgruppen. Ein Grafik-Team kümmerte sich um die Erstellung der personalsierten Akquise-Mappen, Konzeption der Flyer und Plakate sowie die Gestaltung des Messekatalogs. Auch das Rahmenprogramm erforderte einiges man Planung, denn es galt zahlreiche Firmenvorträge zu koordinieren und Referenten für ein Live-Bewerbungsgespräch, CV-Checks und die Podiumsdiskussion zu organisieren. Ein weiteres Team kümmerte sich um das Produktsponsoring, damit unsere ScieCon Besucher viele tolle Goodies in der btS Tüte wieder mit nach Hause nehmen konnten. Zu guter Letzt gab es natürlich auch ein Marketing-Team, das alle Möglichkeiten ausreizte, um unsere Messe auch an die richtige Zielgruppe zu bringen. Zusammengehalten wurde das ganze Team von den jeweiligen Projektleitern (Ingrid Rivec in München bzw. Ingrun Wehl und Jannes Carow in Berlin). Diese luden auch nach der Messe noch zu einer letzten Telefonkonferenz, die das große Projekt nach dem Messetag abschloss.

Übrigens, die nächsten ScieCons finden am 24. Oktober in Ulm und am 2. Juli 2020 in Frankfurt am Main statt.